多忙な日々にさよなら! すぐに始められるタスク管理テクで時間を有効活用♡

休暇も終わりいよいよ仕事や勉強にやる気が出る季節♡ なのに何から手をつけていいかわからず、1日がなんとなくすぎてしまっている方もいるのでは?

今回は1日が充実するタスク管理方法を紹介します! 仕事がなかなか終わらない方、時間の使い方に悩んでいる方は必見ですよ♡

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朝・昼・晩の手帳タイムで完璧に♡ 毎日のTODOリストを作成しよう


タスクを管理するならまずはやることを一覧にして書き出すことが重要です! 用意するのはノートとペンだけでOK♡ さらにこれからよりタスク管理が上手になりたい方は、スマホのタイマーで大丈夫なのでタイマー機能も使ってみてください。

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今日の夜からさっそくスタート♡ タスクを書き出そう


夜、オフィスでもお家でもいいので次の日にやるべきことを紙に書き出していきます。ミーティングや、スケジュール調整、返さなければいけないメールなど、思いつく限り全て書いてしまって大丈夫です。明日じゃなくてもいいけど、覚えておかないといけないことも合わせて書いておきましょう。毎晩頭の中を棚卸することで「ぐるぐる考えちゃって眠れない!」なんてことがなくなります♡

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トリガーリストを活用しましょ♡


タスクが書き出せたら、付随する細かいタスクが残っていないか確認します。この確認には「トリガーリスト」という質問リストが役に立ちますよ♡ トリガーリストとはタスクを考える時にヒントになる質問リストです。インターネットで「トリガーリスト」と検索すると色々な人が考えたリストを見ることができるので、まずはそれを参考にいくつか答えていきましょう。



・買い忘れている家or職場の備品はありますか?
・送らなくてはいけないメールはありませんか?
・かけなくてはいけない電話はありませんか?
・誰かに依頼したい仕事はありませんか?
・タスクに前もった準備が必要なことはありますか?

こういった質問に答える中で、自ずと明日やらなくてはいけないことが見えてきます。例えば、ミーティングの前に資料を印刷しておいたり、企画に目を通すなども重要なタスクですよね!

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気がついたら、大きなタスクの下に1スペース開けて子タスクを書いていきましょう。これでタスクの書き出しは完了です♡

次の日からはタスクの消化をしていきます!


タスクの準備が整っているので、朝はリストを見ながらひらすらタスクを終わらせていきます。何日か繰り返していると、思ったよりも早く終わるタスクと、思ったよりも時間がかかるタスクがあることに気がつくと思います!



そしたらそのタスクに取り掛かる時に、スマホのタイマーを使って時間を計っておきましょう。次回から、その日のタスクが終わる量になるように調整するために自分の仕事に対してかかる時間を把握することも立派なタスク管理です♡ 定期的に計測し直すと、自分のスキルアップを見つけることができるかも!

慣れてきたらの応用編♡


最初はタスクを書き出して、終わらせることを繰り返すのが重要です。慣れてきたら、5分で終わるタスク、頭を使わないとできないタスク、人と協力しないとできないタスクをグループ分けして、1日の中に分配していきます。

朝一番、頭が冴えているときに頭を使う作業を終わらせてしまって、お昼の後の少しぼーっとする時間に5分で終わるタスクをこなす。人の協力が必要なものは、事前にアポをとるタスクを追加して時間を指定してしまうなど、無駄な時間を作らないために工夫していくことができます♡



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タスク管理におすすめのアプリ


ノートとペンでやることをおすすめしていますが、スマホのアプリを活用するのも便利です♡ どちらで管理しても上記の流れでできていれば大丈夫! ノートは手で書くことで頭に入りやすくなるメリットと、自分の将来や考えにフォーカスできる時間が作れることがメリットですが、アプリだと通勤途中などを有効活用できるメリットもあります! それぞれの生活スタイルに合わせて活用しましょう♡

おすすめアプリ


Todoist
タスク管理アプリの定番! 毎週繰り返しのタスクを指定したり、アラームを鳴らすこともできます。

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Toggl
タスク時間計測用のアプリです。タイマーの代わりに使用すると、タスク名と計測した時間のログを取ることができます!

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いかがでしたか? 忙しすぎて何も手につかなかった人も、タスクを書き出すことで心に余裕ができるかもしれません! 「21時からは自分の時間♡」など稼働時間を決めておくと、より余裕を持ったスケジュールを作ることができます! 自分時間を増やして、人生を充実させましょう♡

(Nana Numoto)

この記事を書いたライター

Nana Numoto
フリーライター / 映像制作。ファッションと映画とハワイが好きです。ファション・旅行・撮影テクなど女の子の知りたいことに手の届く記事を目指しています♡

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